terça-feira, 27 de outubro de 2009

Aplicações Informáticas de Arquivo Electrónico


O que é o arquivo electrónico?
São sistemas que permitem organizar, recuperar, preservar, a informação/documentos de uma organização
Por outro lado podemos afirmar que este tipo de aplicações permite fazer uma gestão de acesso á informação, isto é, permite ou restringe o acesso a toda e qualquer informação digital.
Assim sendo, o gestor da aplicação dará as permissões que achar pertinentes a cada um dos utilizadores da plataforma, por forma elaborar a gestão pretendida.


Informação digital

Uma das características deste tipo de aplicações é permitir o arquivo de vários tipos de documentos tais como:
• Texto
• Imagens
• Sons
• Folhas de calculo
• E-mails


Mas os meus documentos estão em papel…
Assim sendo, poderemos converter documentos em papel para o formato digital


A não utilização destas aplicações incorre em custos desnecessários nomeadamente:
- Ocupação de espaços físicos desnecessários;
- Gastos/custos com mão-de-obra desnecessários no arquivo dos documentos, podendo estes funcionários ser rentabilizados noutras funções;
- Deterioração dos documentos;
- A não localização de um documento pode acarretar custos de montantes imprevisíveis;

A utilização deste tipo de aplicações pode trazer vantagens, tais como:

• Redução drástica do espaço físico ocupado pelos documentos;
• Fácil localização dos documentos pretendidos;
• Segurança no acesso aos documentos;
• Qualidade do documento (o documento digital não envelhece);
• Acesso simultâneo em redes locais e internet;

A utilização deste tipo de aplicações pode trazer desvantagens, tais como:

Lembra-se daquela desculpa infalível:
“ Estamos a procurar a informação nos nossos arquivos!!!”

Pois é… esta desculpa já não servirá da próxima vez

http://www.youtube.com/watch?v=sxMcneKzJmc

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